Conditions générales d'utilisation
(Version en vigueur à compter du 14 novembre 2025)
Préambule
Les présentes Conditions Générales et Particulières de Vente (ci-après « les Conditions ») régissent les rapports entre AYUMI Voyage, agence de voyages japonaise enregistrée auprès des autorités compétentes de la préfecture du Hyōgo, et le Client, toute personne physique ou morale ayant réservé un voyage, un séjour ou une prestation touristique auprès de l’Agence.
Elles s’appliquent à l’ensemble des ventes de voyages, séjours, prestations ou services touristiques organisés ou commercialisés par AYUMI Voyage.
La validation d’un devis, d’une réservation en ligne ou le versement d’un acompte vaut acceptation pleine et entière des présentes Conditions.
1. Cadre juridique et objet
AYUMI Voyage exerce ses activités conformément à la Loi japonaise sur les agences de voyage (旅行業法) et détient une licence officielle de type 3 délivrée par la préfecture du Hyōgo.
L’agence est couverte par une assurance de responsabilité civile professionnelle et dispose d’un dispositif de garantie financière garantissant la bonne exécution des prestations.
Pour les clients européens, les présentes Conditions sont interprétées conformément à la législation japonaise, sans préjudice des dispositions impératives de leur pays de résidence (notamment le Code du Tourisme pour les ressortissants français).
2. Types de séjours et devis
Les séjours proposés par AYUMI Voyage sont entièrement personnalisés et conçus sur mesure.
Les éventuels prix affichés sur le site internet sont indicatifs.
Le tarif définitif figure sur le devis personnalisé, valable pour la durée précisée sur le document.
Tout devis non confirmé avant la fin de sa période de validité pourra être révisé selon les tarifs et disponibilités du moment. Conformément aux dispositions du Code du tourisme (L.211-12, R.211-8 et R.211-9), les prix sont révisables à la hausse ou à la baisse pour tenir compte de l’évolution du coût des transports, des taxes ou des taux de change.
Toute variation de plus de 8 % donnera lieu à une notification écrite au Client, qui disposera du choix d’accepter ou de refuser la modification.
3. Réservation et confirmation
Toute demande de réservation s’effectue :
par e-mail à contact@ayumivoyage.com, ou
via le formulaire de contact du site internet de l’agence.
La réservation devient définitive à la date d’envoi par l’Agence de la confirmation écrite de la réservation, transmise par voie électronique, accompagnée de la facture numérique et, le cas échéant, des documents de voyage.
4. Modalités de paiement
4.1. Calendrier de paiement
Plus de 30 jours avant le départ : acompte de 30 % à la commande, solde 30 jours avant le départ.
Moins de 30 jours avant le départ : paiement intégral à la réservation.
En cas de non-paiement dans les délais, l’Agence se réserve le droit d’annuler la réservation et d’appliquer les frais d’annulation prévus à l’article 6.
4.2. Moyens de paiement
Les paiements se font en euros, sauf indication contraire et peuvent être effectués :
par carte bancaire (via lien sécurisé),
ou par virement bancaire sur le compte mentionné dans le devis.
5. Formalités administratives et sanitaires
Avant toute réservation, le Client doit vérifier que chaque voyageur est en possession d’un passeport en cours de validité et conforme aux exigences nécessaires pour entrer au Japon.
AYUMI Voyage communique des informations à titre indicatif sur les formalités douanières et sanitaires applicables aux ressortissants européens. Les voyageurs d’autres nationalités doivent se renseigner auprès des ambassades et consulats compétents.
Un voyageur qui ne pourrait embarquer faute de présenter les documents requis ne pourra prétendre à aucun remboursement.
L’Agence ne saurait être tenue responsable des conséquences d’un manquement aux règles administratives, douanières ou sanitaires (erreur de visa, perte de passeport etc.).
6. Modifications, cession et annulations à la demande du Client
6.1. Modifications
Toute modification après inscription pourra être considérée comme une annulation suivie d’une nouvelle réservation. L’Agence fera son possible pour limiter les frais.
6.2. Cession du contrat
Le Client peut demander la cession de son contrat à une autre personne remplissant les mêmes conditions, sous réserve de l’accord préalable de l’Agence. Cette demande doit être faite par écrit au plus tard 15 jours avant le départ. Le Client initial et le bénéficiaire de la cession restent solidairement responsables du paiement du solde et des frais de transfert éventuels.
6.3. Annulation du voyage
En cas d’annulation, la date de réception de l’avis écrit fait foi.
Délai avant départ
Frais appliqués
Plus de 45 jours
44 à 31 jours
30 à 14 jours
13 à 7 jours
Moins de 7 jours
30 %
40 %
50 %
75 %
100 %
Ces frais correspondent aux coûts réels supportés par l’Agence et à la perte estimée résultant de l’annulation.
Les vols intérieurs, activités, billets de parcs ou musées et visites guidées sont non remboursables dès confirmation.
Les frais extérieurs au voyage (transport, visas, vaccins, assurance, etc.) ne peuvent faire l’objet d’aucun remboursement.
Toute demande de remboursement nécessite la présentation d’un refus écrit de prise en charge par l’assurance personnelle du Client. Le traitement d’un remboursement peut nécessiter jusqu’à 14 jours après réception des justificatifs.
7. Annulation ou modification par l’Agence
Conformément à l’article 16 du Travel Agency Act Enforcement Regulations, AYUMI Voyage pourra annuler ou modifier le voyage en cas de force majeure (catastrophe naturelle, grève, épidémie, décision administrative, etc.) ou circonstances inévitables et extraordinaires affectant la sécurité ou la bonne exécution du séjour.
Le Client aura le choix entre :
un remboursement intégral, ou
un report du montant versé sur un autre voyage.
Aucune indemnité complémentaire ne pourra être réclamée.
8. Transport aérien
AYUMI Voyage peut inclure la réservation et la vente de vols internationaux vers le Japon, ainsi que des vols domestiques.
Les conditions générales des compagnies aériennes s’appliquent intégralement.
Les billets sont émis après paiement intégral, et les noms doivent correspondre exactement aux passeports. Toute erreur imputable au Client engendrera des frais à sa charge.
Les horaires et compagnies sont donnés à titre indicatif. Les retards, changements d’horaires ou correspondances manquées ne peuvent engager la responsabilité de l’Agence.
Les billets émis via un partenaire sont soumis aux conditions du transporteur.
9. Activités et billets
Les billets pour les parcs d’attractions, musées et activités sont envoyés environ 30 jours avant la date prévue (ou sous 5 jours ouvrés pour une réservation tardive).
Ces prestations sont non modifiables et non remboursables après confirmation.
10. Clauses légales et conditions d’assistance AYUMI Voyage
10.1. Nature du service
L’assistance proposée par AYUMI Voyage est un service d’aide et de facilitation destiné aux voyageurs pendant leur séjour au Japon.
Elle comprend notamment :
-
la mise en relation avec des prestataires locaux (hôtels, restaurants, médecins, loueurs, etc.) ;
-
la modification ou la gestion de réservations ;
-
l’orientation vers des solutions adaptées en cas d’imprévu.
Ce service ne constitue ni une assurance voyage, ni un service médical ou d’urgence au sens strict.
10.2. Limites de responsabilité
L’équipe d’AYUMI Voyage agit dans une obligation de moyen, et non de résultat.
Cela signifie que nos conseillers feront tout leur possible pour vous aider dans la mesure de leurs compétences et des moyens disponibles, sans toutefois garantir la résolution complète du problème rencontré.
AYUMI Voyage ne pourra être tenue responsable :
-
des pertes, dommages ou retards résultant de causes externes (catastrophes naturelles, retards de transport, erreurs d’un prestataire tiers, etc.) ;
-
de l’indisponibilité temporaire d’un conseiller ;
-
des conséquences liées à l’absence d’assurance voyage souscrite par le client ;
-
des coūts liés à des soins médicaux, réparations, transports ou achats effectués par le voyageur.
10.3. Services médicaux et urgences
En cas de problème médical ou d’accident, AYUMI Voyage peut vous orienter vers les structures compétentes (hōpitaux, cliniques, pharmacies) ou vous aider à communiquer avec le personnel local.
Nos conseillers ne sont pas habilités à fournir de diagnostic, de soin, ni à intervenir directement auprès des services médicaux.
AYUMI Voyage n’avance pas les frais médicaux, de réparation, de transport, ou d’hébergement liés à une urgence.
10.4. Assurance voyage obligatoire
Il est vivement recommandé à tout voyageur de souscrire une assurance voyage personnelle couvrant :
-
les frais médicaux et d’hospitalisation au Japon ;
-
le rapatriement ;
-
la perte de bagages ;
-
les annulations et retards de transport.
AYUMI Voyage peut fournir les coordonnées de compagnies d’assurance reconnues, mais la souscription reste sous la responsabilité du client.
10.5. Protection des données personnelles
Les informations partagées dans le cadre de l’assistance (nom, coordonnées, numéro de réservation, etc.) sont utilisées uniquement pour répondre à la demande du client.
Elles ne sont jamais transmises à des tiers sans accord préalable, sauf si la situation l’exige (urgence médicale, contact avec un prestataire hôtelier, etc.).
10.6. Droit applicable
Les présentes conditions sont soumises au droit japonais, conformément à la législation en vigueur pour les agences de voyage opérant au Japon.
En cas de litige, une solution amiable sera privilégiée avant tout recours administratif ou judiciaire.
11. Assurance
Ayumi Voyage est assurée en responsabilité civile professionnelle.
Cette garantie s’applique aux sinistres survenus au Japon.
Le Client doit disposer d’une assurance voyage couvrant les frais médicaux et le rapatriement.
Pour les voyages en montagne, trekking, plongée ou sports à risque, le voyageur doit souscrire obligatoirement à une assurance spécifique couvrant ces activités pour la durée du séjour.
12. Responsabilité
Ayumi Voyage est responsable de la bonne exécution des services prévus au contrat.
Sa responsabilité ne saurait toutefois être engagée en cas :
d’événements extérieurs (guerres, grèves, émeutes, catastrophes naturelles, faillite de prestataire, etc.) ;
de perte, vol ou détérioration de documents ou bagages ;
de défaut de présentation de documents valides (passeport, visa, vaccination) ;
ou de retard, annulation ou modification de vol.
La responsabilité de l’Agence, quelle qu’en soit la cause, est limitée à trois fois le prix total du voyage, sauf en cas de dommage corporel ou de faute lourde ou intentionnelle de l’Agence. L’Agence ne saurait être tenue responsable des dommages indirects tels que pertes de revenus, de jouissance ou de chance. Cette limitation s’applique à toutes les réclamations formulées au titre du contrat de voyage.
13. Mineurs
Les voyageurs mineurs (moins de 18 ans) peuvent participer aux séjours sur-mesure organisés par Ayumi Voyage, à condition d’être accompagnés d’un adulte responsable pendant toute la durée du voyage. L’adulte accompagnateur assume la responsabilité du mineur durant le séjour.
Si le mineur est non accompagné de ses parents ou tuteurs légaux et sous réserve de l’accord préalable d’AYUMI Voyage, un document devra être signé par le père, la mère ou le tuteur légal et porter la mention “accord du père, de la mère ou du tuteur”.
Les parents, tuteurs légaux ou adultes accompagnateurs doivent s’assurer que le mineur dispose des documents de voyage requis (passeport, visa, autorisation de sortie du territoire le cas échéant) et qu’il ait constamment sur lui les coordonnées de ses parents.
14. Protection des données
Les données personnelles collectées sont traitées conformément au RGPD (UE 2016/679) et à la Loi japonaise APPI (個人情報保護法).
📧 Contact DPO : contact@ayumivoyage.com
Les données sont conservées pendant la durée du contrat, puis archivées pour 5 ans. Les données sont collectées uniquement pour la gestion des réservations, la facturation et la communication avec le Client.
Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression.
Pour en savoir plus : cliquez ici.
15. Réclamations et médiation
Toute réclamation doit être adressée à :
📮 Ayumi Voyage – Service Clients
En cas de désaccord, le Client peut recourir à une médiation volontaire :
au Japon : Japan Tourism Agency Consumer Settlement Center (JATA),
ou en Europe : https://ec.europa.eu/consumers/odr
16. Loi applicable et juridiction compétente
Les présentes Conditions sont régies par le droit japonais.
Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de Kōbe (préfecture du Hyōgo, Japon).
Les consommateurs européens bénéficient néanmoins des dispositions impératives de leur pays de résidence, conformément à l’article 6 du Règlement (CE) n°593/2008 (« Rome I »).